Как правильно анализировать информацию, методы обработки и анализа данных

В современном мире, где все меняется очень быстро, а найти информацию легче, чем когда-либо, не нужно учить наизусть энциклопедии, чтобы быть эффективным в работе. Теперь ценится не сама информация, а умение ее искать и обрабатывать. Мы собрали для вас несколько советов по обработке данных, которые помогут сэкономить время на поиск, отфильтровать фейк и сделать правильные выводы.

Работа с информацией включает в себя три основных этапа: поиск, обработку и представление результатов.

Поиск данных

В наше время существует огромное количество источников, из которых можно черпать информацию. Это интернет, базы данных, эксперты, различные исследования и прочее. Самое главное — не растекайтесь и не хватайтесь за каждое слово. Если перефразировать закон Парето, «20 % усилий дают 80 % результата». Этот закон, как никакой другой, применим к работе с данными. Заранее обдумайте, какая именно информация будет для вас ключевой, и сконцентрируйтесь на ее поиске. Существует давний спор о том, как соотносятся качественные и количественные методы при поиске и анализе данных. Какие нужно применять в начале, а какие в конце? Чаще всего сначала лучше использовать качественные методы (этап построения гипотезы о возможных путях решения проблемы), затем количественные (этап ее подтверждения). Но такой подход не является аксиомой, поэтому всегда смотрите по ситуации.

Поиск информации

Для поиска информации можно задействовать несколько ресурсов:

интернет в целом,
базы данных,
эксперты,
различные исследования,
социальные сети и блоги;
данные из СМИ и прочее;

Алгоритм поиска информации можно выстроить по принципу Парето, по которому «20 % усилий дают 80% результата»: сначала определяем, какая именно информация нам нужна (ставим гипотезу), затем выбираем каналы поиска и начинаем поиск информации, чтобы проверить гипотезу на практике.

Сбор информации из общедоступных источников можно назвать бережливым способом сбора информации (без временных и денежных затрат), по сравнению с опросом первоисточников. К тому же, с помощью таких источников можно эффективно подготовиться к интервью с экспертами, которые послужат первичным источником информации.

Сводить полученную информацию лучше в единый файл, это может быть удобная Google таблица.

Алгоритм поиска

Общая схема поиска информации довольно проста: начать с самых простых источников и постепенно перейти к более трудоемким:

Перед тем как начать поиск, хорошо бы знать, что именно вы ищете. Так что постарайтесь найти аналогичные проекты и вникнуть в тему.
Изучите общую картину и сформулируйте вопросы. Пространство для поиска может быть слишком широким, поэтому установите границы.
Организуйте первую встречу с экспертом, чтобы определить направление работы.
Соберите подробную информацию в открытых источниках. Это самая важная и объемная часть работы.
Проведите вторую встречу с экспертом, проясните накопившиеся вопросы.
Готово: вы получили релевантную картину проблемы.

Работа с открытыми источниками

Самый доступный источник информации — это интернет. Но на просторах Сети нужно быть аккуратным и не доверять всему, что находите. Используя поисковики, старайтесь тщательно фильтровать информацию и учитесь писать лаконичные запросы, используя именно те ключевые слова, которые выведут вас на нужные ресурсы. Можно также использовать новостные сервисы. В консалтинге часто используются собственные базы данных, например Press Search в BCG. Базы данных крупных университетов и международных организаций тоже могут быть полезны. Этот источник полезнее поисковиков, потому что там собрана только проверенная и авторитетная информация. Сайты с презентациями, например Slideshare или Scribd, тоже иногда помогают. Еще обратите внимание на отчеты компаний, разные статистические ресурсы, маркетинговые исследования (они позволят быстро погрузиться в отрасль) и исследования инвестиционных банков (там всегда указаны источники данных, а информация очень высокого качества).

Как получить информацию от эксперта

Здесь все чуть сложнее: все же работать придется с человеком, а не с машиной. Перед встречей обязательно проведите самостоятельный ликбез, чтобы чувствовать себя уверенно и как минимум не задавать глупых вопросов. Если кто-то из ваших коллег уже встречался с этим человеком, узнайте, какие вопросы они обсуждали. Эксперты терпеть не могут, когда у них по сто раз спрашивают об одних и тех же вещах. Впрочем, убедиться в том, что ваш эксперт действительно разбирается в теме, тоже не помешает. Почитайте о нем, пробегитесь по его работам. У детектива Коломбо из одноименного сериала была фишка: самый важный вопрос он всегда оставлял напоследок. Консультанты тоже часто так делают. В самом конце, когда вы уже в дверях, а эксперт (клиент, коллега – кто угодно) расслабился и заказал такси, застаньте его врасплох неожиданным и важным вопросом. В таком состоянии он или автоматически ответит честно, или вы с легкостью поймете, что вам что-то недоговаривают. Впрочем, если сериальные маневры не для вас, завершите разговор открытым вопросом: «Есть ли что-то важное, о чем я не спросил?» Это вполне нормальная практика. Помните, что всегда лучше задавать открытые вопросы, чтобы эксперт говорил как можно больше и поделился с вами всей известной ему информацией. Рассаживаясь на встрече, всегда оставляйте эксперту самое комфортное и почетное место, чтобы продемонстрировать уважение. Часто люди инстинктивно садятся друг напротив друга, но такое положение напоминает бой «стенка на стенку», и вы автоматически становитесь соперниками. Если формат встречи не один на один, член вашей команды может сесть на сторону клиента или эксперта, чтобы разрядить обстановку. Будьте тактичны, действуйте в зависимости от ситуации. Всегда просите разрешения делать заметки. Диктофон лучше не использовать. Это может насторожить человека: он начнет говорить менее уверено, стараясь не сболтнуть лишнего. В любом случае держите контакт с собеседником и не слишком увлекайтесь записями, иначе он подумает, что общается со стенографистом. Со временем вы научитесь фиксировать всю информацию, используя минимум заметок. Заведите собственные ключевые слова, сокращения и другие приемы, которые позволят сделать записи лаконичнее. Некоторые эксперты любят, объясняя что-то, рисовать схемы или писать тезисы. Попросите после интервью воспользоваться их записями. Во-первых, это действительно может пригодиться, во-вторых, это тоже своего рода знак уважения. Если эксперт отходит от темы, можно его тактично перебить. В конце кратко пробегитесь по пунктам, которые вы обсудили, чтобы собеседник в случае ошибки вас поправил. После встречи не забудьте написать эксперту благодарственное письмо, чтобы укрепить контакт. Кто знает, возможно, вам еще не раз понадобится его помощь.

Устойчивость к стрессу

Не секрет, что в том случае, когда человек обладает способностью взращивать в себе состояние душевного равновесия, ему легче живется на этом свете. Поэтому крайне важно научиться сохранять уверенность в себе в самых тяжелых ситуациях. Что бы ни произошло, помните, что только вы сами ответственны за вашу реакцию. Никто другой не виноват в том, что вы так и не научились держать себя в руках и в ночь перед важным мероприятием не можете сомкнуть глаз. Анализировать – это, безусловно, полезный навык. Особенно тогда, когда речь идет о вашем будущем. Чтобы делать необходимые шаги легко и свободно, нужно отпустить всякий страх неудачи.

Людям почти всем свойственно надумывать себе тревоги, страхи часто бывают необоснованными. Но если вы один-два раза преодолеете себя и сделаете то, что приведет вас к новому потоку благополучия, это станет вашей новой победой. А чем больше в нашем арсенале значимых свершений, тем скорее и увереннее вы сможете двигаться вперед.

Обработка данных

Теперь, когда вы собрали информацию, можно переходить к следующему этапу — обработке данных. Он состоит из двух частей: проверка качества и анализ. Сначала нужно оценить, насколько информация соответствует четырем критериям:

Полнота. Проверьте, есть ли у вас все необходимые данные.
Актуальность. Убедитесь, что вся найденная информация свежая.
Достоверность. Сопоставьте информацию из нескольких источников. Используйте только правильные данные. Если сомневаетесь, посоветуйтесь с экспертом.
Релевантность. Трезво оцените найденную информацию и посмотрите, нет ли в ней лишних данных.

Проверьте данные на здравый смысл – проведите так называемый Sanity Check. Это простой тест, который позволяет быстро оценить решение, вывод или предпосылку. Его смысл в том, чтобы сразу отследить очевидно ложный результат. Можно сравнить это с тем, как в консалтинге решают задачи на market-sizing. Быстрые расчеты на основе допущений часто дают довольно точные результаты, так что не стоит недооценивать этот метод обработки информации. После того как вы проверили данные, нужно их обработать и провести анализ информации: разобраться во взаимосвязях и построить выводы. Начнем с банального: приступая к анализу, следует твердо обозначить, что, как и зачем вы будете анализировать. К работе с информацией всегда нужно подходить с готовыми гипотезами и четким представлением о том, что эта информация вам даст. Анализ заключается в проверке гипотез и их дальнейшем подтверждении или опровержении. Остерегайтесь data paralysis («информационного паралича»), при котором недостаток информации или ее избыток могут дезориентировать команду. Во время работы обращайте внимание на ограничения и по количеству информации, и по времени, чтобы успеть сделать Sanity Check перед тем, как переходить к использованию результатов анализа. Для облегчения обработки информации существует три типа аналитических помощников: общие подходы, специфические фреймворки и графики.

Как развить аналитическое мышление: шлифуем грани своего интеллекта

0 голосов
Приветствую вас, дорогие друзья! С вами я, Юрий Окунев.

Всегда ли вы достигаете поставленных целей? Следуете ли четкому плану реализации своей мечты? Обдумываете ли вы каждый шаг или предпочитаете действовать наобум? Поговорим о том, как развить аналитическое мышление – наличие этой способности является главным условием успешности многих бизнесменов и политиков.

Что такое аналитика?

«Логическое мышление», «аналитические способности» — как часто мы слышим эти словосочетания. Например, при приеме на работу становится модным выяснять наличие аналитических наклонностей у соискателя.

А сможете ли вы объяснить, что такое «аналитика»?

Стало быть, аналитическое мышление – это способность анализировать (ситуацию, явление) путем деления целого на части, сравнения и обобщения.

Конечно, работник, умеющий анализировать ситуацию и принимать рациональные решения, для работодателя более выгоден, чем тот, кто привык работать по указке.

С младых ногтей

Хотим мы этого или нет, но аналитически мыслить нам приходится практически на каждом шагу. В школе целый ряд изучаемых точных наук, таких как математика, физика, геометрия, строится именно на развитии навыков анализа.

Да и остальные предметы, например, географию, не так-то просто учить, если не использовать приемы аналитики. Чтобы вызубрить теоретическое определение, нужно его разобрать «по косточкам», осмыслить, сравнить с прочитанным ранее. Только в этом случае новый материал хорошо и прочно усвоится.

В повседневной жизни дома и на работе мы постоянно имеем дело с задачами, которые требуют умения анализировать.

Квартирный вопрос

К примеру, такая ситуация. Молодая семья живет в одной квартире с родителями, мечтая о своем доме. Вопрос: как его приобрести?

Можно взять ипотеку, но тогда придется долго отрабатывать большую сумму денег.
Другой вариант – родить сначала первого, а потом второго ребенка, купить жилье, используя средства материнского капитала.
Третий вариант – попросить помощи у родственников. В этом случае родственники должны найтись достаточно богатые и сердобольные, что одномоментно встречается крайне редко.
Четвертый купить участок земли рядом с городом, построить вагончик 3×6 метров с двух зарплат и начать жить. Каждый год пристраивать такую же площадь, до полного удовлетворения масштабами и комфортностью жилища. «С милым рай и в шалаше».
Пятый, шестой и седьмой – придумайте сами.

Чтобы выбрать оптимальный выход из ситуации, молодым придется взвесить все «за» и «против», сравнить и выбрать из всех зол наименьшее. Если они хорошенько продумают ситуацию и составят реальный план действий, то наверняка справят новоселье очень скоро.

Замечу на полях, что формулировка вопроса на 50% определяет ответ. В нашем примере, варианты по аренде жилья даже не рассматривались.

Алгоритм аналитика

Существует ли универсальный механизм, порядок действий, позволяющий правильно принять решения в любой конкретной ситуации, используя аналитическую способность мышления?

Пожалуй, существует:

Формулируем цель, как можно более четко и конкретно.
Делим ситуацию на части или определяем возможные направления для поиска ответа, точки зрения на проблему.
Ищем варианты решений в каждом из получившихся направлений.
Если информации недостаточно, Недостающие «кусочки» пытаемся домыслить, основываясь на интуиции и законах логики, или найти в доступных источниках.
Оцениваем и сравниваем получившиеся результаты. При необходимости комбинируем.
Выбираем наиболее перспективное направление или решение.

Суть алгоритма проста: собрать как можно больше информации, проанализировать и сделать выводы, выбрав эффективное решение. Но часто ли мы в жизни пользуемся подобной схемой?

Одни из нас делают это постоянно – как правило, это люди, у которых развит аналитический склад мышления. Другие вообще себя не утруждают никакими анализами и выводами, а просто реализуют первый пришедший в голову вариант.

И проблема не в том, что первые – «хорошие», а вторые — «плохие». Просто мышление у всех у нас разное. Как определить, развиты ли ваши аналитические способности?

Речевой тест

В речи человека очень хорошо проявляется тип мышления. Склонность к аналитике можно определить по таким признакам:

Четкая, внятная речь;
Хорошо выстроенная последовательность высказываний, законченность фраз;
Наличие смысловых блоков, структурированность;
Умение вести логическую линию выступления, не отвлекаясь на детали и не уклоняясь в сторону;
Умение задавать наводящие вопросы собеседнику или аудитории, чтобы подвести к нужной теме;
Присутствие в разговоре логических связок «при этом», «в случае если», «кроме того» и так далее;
В конце речи или разговора – краткое подведение общих итогов и выводов.

Если по многим пунктам данного списка вы узнали себя и свой способ говорить – это хороший знак, вы – человек-аналитик. Если не узнали вообще – не расстраивайтесь. Способности к анализу можно в себе развить.

Развиваем умение анализировать

В детском возрасте

Школьное обучение включает в себя огромное количество методов развития аналитического мышления детей. Все точные науки, изучаемые на уроках, построены на анализе. Другие предметы также используют элементы аналитики.

Например, чтобы написать сочинение по литературе, нужно уметь подвергнуть анализу прочитанное произведение; чтобы хорошо разбираться в предмете история, нужно также уметь анализировать и давать оценки историческим событиям.

Вывод: повышайте интерес своего ребенка к учебе, не ленитесь проверять, как он выполнил домашние задания.

Очень хорошо будет завести в семье традицию разгадывать всем вместе логические головоломки, ребусы, шарады, периодически устраивать шахматные состязания.

Компьютерные игры – квесты и стратегии – тоже неплохо развивают способности к аналитике. Конечно, при условии, что ребенок не будет просиживать за монитором с утра до вечера.

Взрослым подойдут такие упражнения:

Моделировать различные жизненные ситуации и разбирать их с точки зрения анализа. Пример такой ситуации был приведен в первой части этой статьи;
Подружиться с играми шахматы и маджонг;
Побольше читать. Книги классиков заставляют наш разум работать, в первую очередь, аналитическим образом;
Вести ежедневник, в котором регулярно записывать текущие цели и задачи, а также фиксировать полученные результаты;
При просмотре телепередач и новостных выпусков подвергать критике всю новую информацию, стараться давать свою личную оценку событиям и фактам.
Использовать онлайн-приложения для развития логики. Великолепные возможности для этого предоставляет сервис Брайнаппс. Подойдет как взрослым, так и детской аудитории.

Выводы

Аналитическое мышление – это в первую очередь умение находить самые быстрые и эффективные решения любых жизненных задач. Развивая данный навык, мы учимся экономить свое время и силы, а значит, добиваться наибольших достижений с наименьшими затратами. Единственное, что для этого требуется сделать – заставить свои мозги работать на полную мощность.

Развивайтесь, друзья! И будьте первыми!

На этом подведем черту. Оставляйте комментарии, делитесь впечатлениями и новой информацией с друзьями, не забывайте подписаться на новости блога. Всего доброго! С уважением, Юрий Окунев.

Методы обработки информации

Общие подходы — это ранжирование (иначе приоритизация), матрицы, сценарный подход, инвестиционный анализ, сегментирование и риск-анализ. Первые три способа применяются практически при любом типе анализа, поэтому владеть ими обязательно. Оставшиеся три используются при решении специфичных задач. Например, сегментирование помогает разделить компании по категориям, а инвестиционный анализ применяется для сопоставления затрат с предполагаемым доходом. К специфическим фреймворкам относятся, например, пять сил Портера, SWOT-анализ и анализ рентабельности задействованного капитала. Они помогают понять ключевую идею стратегических решений. К слову, молодые консультанты любят использовать SWOT-анализ абсолютно везде, но на самом деле этот метод хоть и полезен, но не так применим, как может показаться на первый взгляд. С графиками все ясно. Это лучший инструмент для наглядного представления больших объемов данных Возвращаясь к началу, помните, что анализ — не самоцель. Вам нужно проверить гипотезы, поэтому не начинайте анализировать данные, пока не поймете, к чему это должно привести. Так вы сэкономите кучу времени и сил.

Представление результата

Для того чтобы сделать качественную презентацию своего исследования, нужно овладеть лишь одним принципом — пирамидой Минто. Этот простой инструмент заключается в группировке идей в кластеры, поддерживающие и раскрывающие основной тезис. Начинаем с ключевой проблемы, переходим к поддерживающим аргументам, заканчиваем деталями. Как говорила сама Барбара Минто, первая женщина-консультант McKinsey, разработавшая этот принцип, «написать что-либо ясно и понятно — значит сделать два шага. Первый — определить цель, главную мысль, которую вы хотите донести до читателя, второй — изложить эту мысль в словах или письменно».

Интерпретация художественных произведений

Даже если вы по натуре своей далеко не аналитик и не имеете привычки глубоко вдумываться в прочитанный материал, вам будет полезно прибрести навык «чтения с карандашом». Что это значит? Когда вы читаете книгу, помечайте интересные места, чтобы потом иметь возможность к ним вернуться. Это действие необходимо для того, чтобы найти смысл происходящего в книге, отыскать истоки проблем и трудностей героев, заметить их индивидуальность.

Читать можно любую литературу, главное, чтобы она заставляла вас погружаться в раздумья. Прекрасно подойдет изучение художественных и классических произведений – собранное веками богатство содержит все необходимое для всестороннего развития личности. Именно потому детям в школе преподают «проверенные» временем творения, которые могут принести существенную пользу. Но прочитать великую книгу мало. Нужно суметь правильно понять, что хотел донести до читателей автор.

Лайфхаки

Используйте специальные техники чтения. Углубленное чтение и чтение-сканирование хоть раз в жизни практиковал каждый, здесь проблем быть не должно. Насчет скорочтения взгляды расходятся. Практика показывает, что без него можно обойтись, но для увеличения своего КПД попробуйте освоить и этот метод. Вам помогут специализированные приложения, основанные на технологиях spritz (слова выводятся на экран по одному за раз, чтобы сократить время на переход глазами по строчкам) и Blankist (программа дробит тексты на части, в каждой заключена основная мысль, которую вы сможете прочитать всего за пару минут). Для ускорения работы научитесь быстро печатать. Существует много программ для развития этого навыка: «Соло на клавиатуре» — для Windows, KeyKey — для Mac OS или онлайн-тренажер «Все10». И последнее напутствие: всегда рассматривайте не меньше семи вариантов при выборе чего-либо, будь то холодильник или направление для строительства карьеры.

Другие лайфхаки по быстрому и качественному анализу информации вы сможете узнать на Школе Changellenge >>. На 21-дневном образовательном интенсиве вы разберетесь и в других этапах решения бизнес-задач: от постановки проблемы до защиты проекта перед клиентами.

Узнать подробнее >>

21-дневный образовательный интенсив, созданный по принципам MBA, прокачает вас для крутой карьеры. Вас ждет четыре кейса из разных индустрий: банкинга, консалтинга, IT, FMCG, 20 экспертов с дипломами MBA и более 100 полезных контактов. Успейте подать заявку!